Serviciul management al documentelor

COMPONENȚA ȘI CONTACTE:

Atribuțiile principale ale Serviciului management al documentelor:

1. Organizează fluxul de documente al Agenției: recepționarea, înregistrarea, repartizarea, expedierea și controlul executării în termen a documentelor;
2. Organizează evidența, înregistrarea, examinarea și efectuarea controlului asupra păstrării și executării în termen a petițiilor;
3. Prezintă conducerii Agenției informații privind mersul executării documentelor;
4. Asigură distribuirea corespondenței conform rezoluției;
5. Întocmește la necesitate rapoarte privind mersul examinării și executării petițiilor și documentelor;
6. Primește, în modul stabilit, spre păstrare în arhiva Agenției dosarele personale ale personalului scriptic, precum și dosarele cu termen permanent și temporar de păstrare;
7. Elaborează Nomenclatorul dosarelor cu termen de păstrare permanent, de lungă durată și istoricul fondului arhivistic al Agenției;
8. Întocmește procesele-verbale de nimicire a dosarelor cu termen expirat;
9. Prezintă, la solicitare, Serviciului de Stat de Arhivă informații;
10. Acordă asistență metodologică subdiviziunilor structurale ale Agenției în procesul de prelucrare a documentelor pentru predare în arhivă;
11. Elaborează proiectul ordinului cu privire la audiența cetățenilor;
12. Asigură respectarea graficului de audiență a cetățenilor de către conducerea Agenției;
13. Monitorizează executarea indicațiilor conducerii în urma audienței cetățenilor;
14. Asigură circulația materialelor secrete, protecția informațiilor cu caracter secret și previne accesul neautorizat și divulgarea informațiilor cu caracter secret în cadrul Agenției.